Checklista Halloween

Checklista – Halloween i Frejalunden, ”Lillan”

Uppgift – Vad ska göras Ansvarig Status
Inför Halloween
Gör en budget för arrangemanget. Kassör ▢
Bestämma datum och klockslag för arrangemanget (exempel: 18:30-19:30). Styrelsen ▢
Förbättringsförslag sedan förra året och eventuella nyheter inför årets tillställning? Styrelsen ▢
Inventera Halloween-pynt i fryshuset (mängd och skick). ▢
Gå igenom inköpslistan nedan och fördela uppgifterna i listan till ansvarig person. Styrelsen ▢
Gå igenom materialbehovslistan nedan och fördela uppgifterna i listan till ansvarig person. Styrelsen ▢
Göra en tipspromenad med spöktema, 10-12 frågor, tipstalonger och pennor (för ca 80-100 st deltagare). ▢
Musiklista med spöktema, bärbar Bluetooth-högtalare. ▢
Inventera och komplettera föreningens förbandslåda och tillgång till brandfilt och brandsläckare. ▢
Marknadsföring – Ta fram affisch och sätt upp på anslagstavlorna (två stycken). Skicka färdig affisch till Webmaster för publicering. ▢
Marknadsföring – Inlägg på hemsida och Facebook om arrangemanget. Webmaster ▢
Uppgift – Vad ska göras Ansvarig Status
På Halloween (samling ca 2,5 timmar innan arrangemanget, medan det fortfarande är ljust ute).
Sätta upp pop-up tält och bord. ▢
Dra 3-fas elkabel från fryshuset till fotbollplanen och kabeln ansluts i byggcentralen. OBS! Elkabeln ska skyddas i fryshusets dörröppning. ▢
Pynta Lillan med Halloween-pynt, pumpor, gravljus med lock, tipspromenad, upplysta träd, rök. ▢
Förbandslåda, brandfilt och brandsläckare ska finnas på plats och alla inblandade ska veta var utrustningen förvaras och hur den används. ▢
Fotografera och dokumentera arrangemanget. ▢
Uppgift – Vad ska göras Ansvarig Status
Efter Halloween
Tält och bord ska vara ordentligt rengjorda och torra innan de packas ihop. ▢
Nerpackning av Halloween-pynt och inventering. Allt ska vara ordentligt rengjort och torrt innan de packas ner i kartonger). ▢
Städa området och ta bort eventuellt skräp dagen efter. ▢
Kvarglömda saker och kläder som hittas kan förmedlas via hemsida och Facebook. ▢
Publicera ett inlägg på föreningens hemsida och Facebook om arrangemanget och bifoga de rätta svaren på tipspromenaden. Webmaster ▢
Redovisa eventuella utlägg och kvitton till kassören. ▢
Uppföljning, förbättringspunkter och höll vi oss inom ramen för satt budget. Styrelsen ▢

Inköpslista

  • Godispåsar (100 st).
  • Clementiner (20 st).
  • Pumpor (som styrelsemedlemmar karvar till).
  • Gravljus med lock (20 st), marschaller och gravljus utan lock med öppen låga medför brandfara.
  • Halloween-pynt (nyanskaffning?).
  • Fyll på…
  • Fyll på…

Materialbehovslista till Halloween

  • Belysning (typ LED arbetsbelysning) för belysning av träden (5-6 st). Tips: Färgade plastfickor för annat än vitt ljus.
  • Rökmaskin.
  • Ljusslingor , minst två stycken till pop-up tältet, gärna några extra till fotbollsmålen.
  • Ficklampor för att lysa upp frågor och pynt (15-20 st).
  • Halloween-pynt (blir aldrig för mycket!).
  • Stege, snöre/rep och sax för uppsättning av pynt i träden.
  • Buntband och avbitare för uppfästning.
  • Jordade grenuttag (3-5 st).
  • Jordade förlängningskablar/skarvsladdar (8-10 st).
  • En byggcentral, 16 A, med jordfelsbrytare och automatsäkringar.
  • Två stycken 3-fas skarvsladdar 400 V, 5G 2,5 mm², 25 m.
  • Fyll på…
  • Fyll på…

Föreningens utrustning

  • Två stycken 3-fas elkablar (Skarvsladd 400 V, 5G 2,5 mm², 25 m).
  • En byggcentral, 16 A, med jordfelsbrytare och automatsäkringar (Malmbergs, 32A, IP44).
  • Två spöken (lakan, VP-rör och träställning).
  • Två monster (dräkt, VP-rör och träställning).
  • Ett stort skelett.
  • En betjänt (skelett) med bricka.
  • Tre gravstenar i cellplast.
  • Fyll på…
  • Fyll på…

Frågeställning

  • Om föreningen behöver låna privat material, utgår ersättning om privat material går sönder?
  • Finns det behov av ett låsbart skåp i fryshuset för föreningens el- och Halloween-utrustning?