Checklista – Valborgsfirande

Checklista – Valborgsfirande vid Studentviken

Uppgift – Vad ska göras Ansvarig Status
Inför Valborgsmässoafton
Gör en budget för arrangemanget

  • Polistillstånd
  • Hyra av PA-system (ljudanläggning)
  • Hyra El/Elaggregat + bränsle
  • Priser till tipspromenad
  • Blommor till talare
Kassör
Bestämma klockslag för arrangemanget (vanligtvis: start 19:00, tal/kör 19:30 och tändning 20:00). Styrelsen
Bestämma mellan vilka datum då tippning på bålet får ske. Informera i ”Nyhetsbladet” och i kalendern på hemsidan. Styrelsen
Ansöka om polistillstånd för offentlig tillställning (minst 2 månader innan).
Ordna ett eldvaktschema (ex. kl.20-21, kl.21-22).
Kontrollera skick och tillgång till brandsläckare, brandfilt, vattenslang, förbandslåda och kratta.
Ta fram förslag till ”Hemlig talare”.
Anlita kör.
Efterlysa någon ungdom som vill ansvara för kioskförsäljning.
Marknadsföring – Ta fram affisch och sätt upp på anslagstavlorna (två stycken). Skicka färdig affisch till Webmaster för publicering.
Marknadsföring – Inlägg på hemsida och Facebook om arrangemanget. Webmaster
Sätta en kon med skylt vid brasan om information vad som är tillåtet att tippas.
Hålla koll på bålets storlek och stoppa tippning (med koner och avspärrningsband) när brasan är tillräckligt stor.
Kontrollera att vattnet är på (annars kontakta Karlskrona kommun).
Kontrollera att det finns el/elverk tillgängligt till PA-system (ljudanläggning ordförande/talare/kör) eller hyra/låna?
Hyra mikrofon och PA-system (ljudanläggning).
Tipspromenad (10 vuxenfrågor och 10 barnfrågor) + pennor och tipstalonger (ca 40-50).
Köpa priser till vinnarna av tipspromenaden (trisslotter och godis).
Ordna lastpallar till talare och kör (ca sju stycken).
Uppgift – Vad ska göras Ansvarig Status
På Valborgsmässoafton
Ordna en blombukett till talaren.
Sätta upp pop-up tält till kiosken + skylt.
Fotografera och dokumentera arrangemanget.
Utdelning av överblivna nyhetsbrev samt marknadsföra föreningen.
Eldvakt, 20:00-22:00.
Brandsläckare, brandfilt, vattenslang, förbandslåda och kratta.
Uppgift – Vad ska göras Ansvarig Status
Efter Valborgsmässoafton
Inlägg på hemsidan + Facebook. Webmaster
Städa bort askhögen när glöden har slocknat helt.
Publicera de rätta svaren på tipspromenaden på föreningens hemsida. Webmaster
Dela ut priser till vinnarna av tipspromenaden.
Redovisa eventuella utlägg och kvitton till kassören.
Uppföljning av satt budget. Kassör
Uppföljning, förbättringspunkter. Styrelsen